Sportbund Rheinhessen Kolumne Januar 2024

In dieser Kolumne beleuchten wir einzelne, ausgewählte „Neue“ Regelungen zum Jahreswechsel als auch wiederkehrende Fragen, die uns erreichen. Gar nicht neu ist der Einstieg passend zur Jahreszeit. 

Verkehrssicherungspflichten

Der Herbst lässt das Laub zu Boden fallen, üblicherweise steigt die Regenmenge – mancherorts fällt Schnee – und die Tage werden kürzer. Als Eigentümer und/oder verantwortlicher Nutzer einer Sportanlage betrifft mich damit auch die Pflicht zur Verkehrssicherung. Gleichermaßen gilt dies für die direkten Wege zur und um die Sportstätte. 

Im Rahmenvertrag zu unserer Sportversicherung bei der Generali Deutschland Versicherungs AG sind wir gegen Haftpflichtansprüche auch als Haus- und Grundbesitzer abgesichert (s. rahmenvertrag.pdf S. 20 unter B 2.2.d). Das sichert ab und entbindet natürlich nicht von den üblichen Sorgfalts- und Räumpflichten, z.B. auch zur Beschaffenheit der Wege, der Beleuchtung.

Mitgliederversammlung 

Die Postlaufzeiten sind ab dem Jahr 2025 verlängert worden. Nach § 18 Abs. 1 PostModG müssen von den an einem Werktag eingelieferten inländischen Briefsendungen im Jahresdurchschnitt jeweils mindestens 95 % an dem 3. auf den Einlieferungstag folgenden Werktag und 99 % an dem 4. auf den Einlieferungstag folgenden Werktag zugestellt werden. 

Wird also die Mitgliederversammlung gemäß Satzung per einfachem Brief einberufen, weil die Satzung es vorschreibt oder einzelne Mitglieder nur so eingeladen werden können, müssen diese zusätzlichen vier Werktage zur Wahrung der in der Satzung benannten Frist dazu gerechnet werden.

Sieht die Satzung des Vereins die schriftliche Einberufung der Mitgliederversammlung vor, kann dies grundsätzlich auch per WhatsApp erfolgen. Das folgt aus § 127 Abs. 2 Satz 1 BGB, der eine telekommunikative Übermittlung genügen lässt und damit faktisch auf Textformen (§ 126 b BGB) hinausläuft. Wichtig bleibt, dass ein Nachweis zur Einladung ausnahmslos aller Mitglieder vorliegt. 

Sind umfangreiche Anlagen zur Tagesordnung zu übermitteln, ist es anerkannt, die Einladung per „einfacher“ - nicht qualifiziert, elektronisch signierter E-Mail umzusetzen und darin auf den Abruf der o.a. Anlagen auf der Vereins-Homepage in einem mitgliedergeschützten Bereich zu verweisen. 

Grundsätzlich gibt es keine Pflicht zur Digitalisierung und ebenso grundsätzlich gilt Gleiches auch für die weiteren Gremien des Vereins, z.B. die Vorstandssitzungen. 

Zur Durchführung einer Mitgliederversammlung „im Wege der elektronischen Kommunikation“ nach § 32 Abs. 2 BGB zählt auch die Durchführung im Rahmen einer Video- oder Telefonkonferenz. Ideal ist eine eindeutige Regelung in der Satzung im Detail, um jeglichen Diskussionen aus dem Weg zu gehen. 

Vorstandssitzungen 

Vorstandsitzungen sind nicht öffentlich. Teilnahmeberechtigt sind folglich nur die in der Satzung genannten und dafür gewählten Personen. Dem Gremium ist es unbenommen, zu einzelnen Tagesordnungspunkten Gäste zuzulassen. Auch das Protokoll der Sitzung ist nur den Mitgliedern des Gremiums zugänglich und darf ohne dessen Zustimmung nicht an unbeteiligte Dritte weitergegeben werden.

Gesetzlich geregelt ist eine Schweigepflicht des Vorstandes nicht. Fehlen außerdem konkrete Regelungen in der Satzung oder den Ordnungen, existiert dennoch eine allgemeine Sorgfalts- und Treuepflicht, aus der eine allgemeine Schweigepflicht über vertrauliche Vorgänge im Verein entsteht. Es darf also nicht über sämtliche Interna aus der Vorstandsarbeit gesprochen werden. 

Aufnahmegebühren und Mitgliedsbeiträge 

Die Abgabenordnung sieht vor, dass gemeinnützige Vereine grundsätzlich der Allgemeinheit zu Gute kommen. Dies bedingt eine maximale Höhe der Aufnahmegebühren und Mitgliedsbeiträge. Diese Höchstgrenzen wurden inflationsbedingt erhöht auf: 1.440 € Mitgliedsbeitrag je Person und Jahr (bisher 1.023 €) und 2.200 € Aufnahmegebühr je Person (bisher 1.534 €).

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Das Bundesministerium der Finanzen hat die GoBD erlassen, die Kriterien und Richtlinien der Finanzverwaltung für Vereine beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung beinhaltet. Es geht vor allem um die Frage, wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden können, z.B. Was muss beim Einsatz einer Buchhaltungs-Software im Verein beachtet werden? Wie erfolgt die revisionssichere Archivierung von Buchhaltungsbelegen? Was erforderte eine vollständige Verfahrensdokumentation? Die Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS) führte bei künftigen Prüfungen im Verein zu Erleichterungen, zum Beispiel in Form von kürzeren Prüfungszeiten oder geringeren Anforderungen an die Dokumentation. 

Nach den GoBD ist vorgesehen, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung des Vereins auf Verlangen der Finanzverwaltung – neben den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbar Form durch den Verein bereitgestellt werden. Nach den GoBD ist also jeder Verein verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese ist unter anderem auch wichtig für das interne Kontrollsystem des Vereins. Und diese dient dem Finanzamt, die Wege der steuerlich relevanten Unterlagen und Daten im Verein für Prüfer nachvollziehbar darzustellen. Dazu gehören auch die Regeln für die Bearbeitung, die Vertretung, für die Datensicherheit und die Zugriffsrechte. Der Umfang der Verfahrensdokumentation im Verein richtet sich nach den geschäftlichen Abläufen und der Komplexität der eingesetzten EDV-Systeme. 

Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) 

Die W-IdNr. erhalten alle wirtschaftlich tätigen Personen vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Das betrifft alle Anbieter von Waren oder Dienstleistungen, aber nicht nur Unternehmen und Gewerbetreibende, sondern auch Einzelpersonen, Freiberufler und gemeinnützige Organisationen, also auch die eingetragenen (Sport-) Vereine.

Sie wird stufenweise ohne Antragstellung ab November 2024 zugeteilt. Der Prozess soll 2026 abgeschlossen sein. Die W-IdNr. bleibt für die Dauer der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit bestehen und ändert sich nicht. Dies gilt auch zum Beispiel bei Adress- oder Namensänderungen. 

Die W-IdNr. soll für die eindeutige Identifizierung im Wirtschaftsverkehr und für steuerliche Zwecke verwendet werden und so Verwaltungsprozesse vereinfachen. Bisher gibt es keine Pflicht, sie im Geschäftsverkehr anzugeben – eine entsprechende gesetzliche Vorgabe ist dennoch zu erwarten. 

Die neue W-IdNr. wird künftig eine Pflichtangabe im Impressum und auf steuerlichen Dokumenten sein. Die rechtliche Grundlage für diese Neuerung ist § 5 Nr. 6 DDG. Für alle Vereine und Verbände bedeutet dies eine Erweiterung ihrer rechtlichen Pflichten im Rahmen der sogenannten „Fußleistenpflicht“. Sobald die W-IdNr. einer Organisation durch die Finanzverwaltung zugeteilt worden ist, muss diese unverzüglich im Impressum auf der Homepage eingetragen werden. 

Wenn dies nicht erfolgt, riskiert man eine Abmahnung. Deshalb ist es wichtig, die Website zu prüfen und sicherzustellen, dass die neue Nummer korrekt aufgeführt wird, sobald die Nummer zugeteilt wurde. Bestehen bleibt daneben auch die Identifikationsnummer (IdNr.), die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). 

Impressum gemäß bisherigem Telemediengesetz (TMG); jetzt Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) 

Ein Verein, der eine Webseite betreibt, muss durch die gesetzlichen Änderungen eventuell kleine Anpassungen vornehmen. Steht etwa ein Passus wie "Impressum gemäß § 5 TMG" im Impressum, dann sollte dieser Bezug auf das "alte" Telemediengesetz getilgt werden. Entweder man macht aus TMG schlichtweg DDG oder man lässt die namentliche Bezugnahme auf das Gesetz gleich ganz weg. 

Letzteres wäre hilfreich, wenn sich das Gesetz künftig nochmal ändern sollte. Da die Rechtsgrundlage im Impressum nicht genannt werden muss, ist man mit dem Weglassen auch vor Abmahnungen sicher, die auf veraltete Angaben abzielen. Wichtig ist natürlich, dass die Angaben im Impressum ansonsten vollständig sind. 

Außerdem sollten Datenschutzhinweise, Cookie-Banner und andere Datenschutzinformationen bei dieser Gelegenheit unter die Lupe genommen werden. Bei Bedarf ist dort die Angabe "TTDSG" durch "TDDDG" zu ersetzen, weil das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) ebenfalls umbenannt wurde in Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). Die Inhalte der wesentlichen Normen sind aber gleichgeblieben. 

Cannabisgesetz (CanG) 

Ob das Cannabisgesetz (CanG) durch eine neue Bundesregierung nach der aktuell, närrischen Kampagne geändert oder gar abgeschafft wird, ist sicher kein Inhalt dieser Kolumne. Allerdings machen sich viele Vereine Gedanken, ob und wie man das Thema vereinsintern im Rahmen des Hausrechts regeln kann oder will. Darf also ein Veranstalter, Hausrechtsinhaber oder Auftraggeber etwas verbieten, was im Gesetz erlaubt ist? 

Grundsätzlich: Ja. Es ist ja auch erlaubt, Alkohol zu trinken. Vertragsrechtlich kann aber vereinbart werden, dass zwischen den Vertragspartnern Alkohol verboten sein soll. Bei Cannabis ist das nicht anders.

Für die Praxis bedeutet das, dass die internen Regelungen des Vereins (z.B. Hausordnung, Platz- und Nutzungsordnung) sowie die Einladungen und Ausschreibungen z.B. zu Wettkämpfen und Turnieren entsprechend anzupassen sind, wenn der Verein hierfür Bedarf sieht. Dies gilt umso mehr, wenn es um den ausdrücklich im Gesetz normierten Kinder- und Jugendschutz geht

Zum Schluss – in eigener Sache 

Wir freuen uns, über fristgerecht vorgelegte Bestandserhebungen (bis Ende Januar 2025) und ebenso über fristgerecht vorgelegte Lizenzzuschussanträge (bis Ende März 2025). Und nicht nur dazu stehen wir mit Rat gerne zur Seite. Wir freuen uns also auf die kommenden Kontakte im Jahr 2025!