Bestandserhebung:

• Die Bestandserhebung ist jeweils zum 01.01. des laufenden Kalenderjahres fällig. Wir bemühen uns bereits im Dezember des Vorjahres die Bestandserhebung freizugeben. Für Sie heißt dies, fangen Sie schon im November an, Ihren Mitgliederbestand zu bereinigen. So können Sie direkt loslegen.
• Der Abgabetermin ist jeweils der 31.01. des laufenden Kalenderjahres.
• Vereine, die im laufenden Kalenderjahr Mitglied werden, geben ihre Meldung direkt nach Erhalt der Zugangsdaten zum Vereinsportal ein.

Lizenzbezuschussung:

• Die Bestandsmeldung ist Voraussetzung für die Beantragung von Zuschüssen.
• Die Lizenzbezusschussung wird ebenfalls nach Möglichkeit im Dezember schon freigeschaltet.
• Der Abgabetermin ist der 31.03. des laufenden Kalenderjahres.
• Das ausgedruckte und vom zeichnungsberechtigten Vorstand unterschriebene Formular bitte als PDF an a.bessling@sportbund-rheinhessen.de senden.
• Falls kein Scanner zur Hand ist, empfehlen wir die unten aufgeführten Smartphone-Apps, da sie für Dokumentenmanagementsysteme geeignet sind:
• Microsoft Office Lens:
  • Android
  • Apple 
• oder Genius Scan:
  • Android
  • Apple

• Richtlinien zur jährlichen Bestandsmeldung der Vereine
  1. Ausgehend von den Beschlüssen der Mitgliederversammlungen des Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB) wurden Empfehlungen ausgearbeitet, die die drei regionalen Sportbünde und der Landessportbund in Rheinland-Pfalz so weit als möglich umgesetzt haben. Im Rahmen Ihrer Mitgliederversammlungen im Jahre 2014 haben sie dazu gleichlautende Beschlüsse gefasst.
  Folgende Regeln zur Bestandserhebung gelten ab 2015 im Sinne der Melde-Ehrlichkeit und der Stärkung der Solidarität unter den beteiligten Sportorganisationen in Rheinland-Pfalz:

1. Meldung der Gesamtmitgliederzahlen der Vereine (A-Zahlen).
Hier sind alle Vereinsmitglieder, egal ob aktiv oder passiv, nach Altersgruppen und Geschlecht getrennt zu melden.

2. Meldung der Mitgliederzahlen bei den angelegten Fachverbänden (B- Zahlen).
Hier sind alle Vereinsmitglieder dem Fachverband zuzuordnen, dessen Sportart sie betreiben. Dazu ist zu beachten:

a) Mitglieder können nur in einem Fachverband gemeldet werden, in dem der Verein Mitglied ist. 

b) Hilfe, zu welchem Fachverband zu melden ist, bietet eine Sportartenliste, die auf unserer Internetseite eingesehen werden kann. (Sportartenliste).

c) Wird ein vom Verein gewünschter Fachverband im Meldeformular nicht angeboten, liegt dies daran, dass der Verein bislang noch nicht Mitglied in diesem Verband ist. Wenn ein Verein in einem Fachverband noch kein Mitglied ist, dessen Sportart seine Mitglieder betreiben, wird empfohlen, Mitglied dieses Fachverbandes zu werden. (Mit allen Rechten und Pflichten.) Dies ist die Grundlage des solidarischen Finanzierungsmodells des rheinland-pfälzischen Sports.

d) Grundsätzlich wird jedes Mitglied nur einem Fachverband zugeordnet. Sollte eine solche Zuordnung schwer sein, weil ein Mitglied mehrere Sportarten betreibt oder betrieben hat, so können folgende Hilfskriterien helfen:
• Welche Sportart wird oder wurde wettkampfmäßig betrieben?
• Welche Sportart wird am häufigsten bzw. am regelmäßigsten betrieben?
• Welcher Sportart fühlt sich das Mitglied, die Sportgruppe oder der Verein am meisten zugehörig?

In begründeten Ausnahmefällen ist nach Rücksprache mit unserer Geschäftsstelle eine doppelte Zuordnung möglich.

e) Hilfskriterien für die Zuordnung von Mitgliedern, die keine Sportart
regelmäßig oder eindeutig betreiben:

• Welche Sportart betreibt das Mitglied am ehesten?
• Welche Sportart hat das Mitglied früher betrieben bzw. zuletzt betrieben?
• Zu welcher Sportart fühlt sich das Mitglied oder die Gruppe, der das Mitglied angehört oder auch der Verein insgesamt zugehörig?
Wenn keines dieser Kriterien eine Zuordnung ermöglicht hat, ist das Mitglied in der Zeile „Sonstige“ einzutragen.

3. Für diese unter Sonstige von den Vereinen gemeldeten Mitglieder wird von uns ein „Anstattbeitrag“ von 0,50 € pro Mitglied erhoben. Die von den Vereinen entrichteten „Anstattbeiträge“ fließen weiter an unsere Fachverbände.

4. Der Verein selbst ist für seine Meldung verantwortlich und ordnet seine Mitglieder zu.

5. Im Rahmen von stichprobenartigen Vereinsprüfungen erfolgt u.a. die Prüfung der Meldedaten. Bei Zuwiderhandlungen sind Sanktionen möglich. Die Meldeehrlichkeit ist als stabilisierender Faktor im solidarischen System der Vereine, der Fachverbände und der Sportbünde ein wichtiges Element.

Es besteht auch die Möglichkeit eine XLSX-Datei (Excel 2010) hochzuladen, falls die genutzte Software keine DOSB-Schnittstelle hat oder eine Excel-Datei zur Mitgliederverwaltung genutzt wird. Ein Muster zur Orientierung und die Sportartnummernliste finden Sie hier:

Muster Mitgliederliste Excel
Sportartennummerliste

• Bitte beachten Sie, dass Sie aus Ihrem Mitgliederverwaltungssystem folgende Datenspalten herausziehen: Vorname, Nachname, Geschlecht, Abteilungen, Geburtsdatum
• Zur Einpflegung in unser System ist es notwendig, dass Sie diese Datenspalten wie in der Muster-Mitgliederliste benennen.
• Tauschen Sie hier die angegebenen Abteilungsbezeichnung durch die entsprechende Sportartennummer aus der Sportartennummerliste aus.
• Benennen Sie den Tabellenblattnamen wie in der Musterdatei vorgegeben.
• Speichern Sie die Datei im XLSX (Excel 2010) ab. Sie können diese Datei dann wie gewohnt im Schritt 3 der Bestandsmeldung hochladen.

• Der DOSB hat eine Liste der Software-Anbieter erstellt, die die DOSB-Schnittstelle unterstützen. Diese Liste soll Ihnen dabei helfen wenn Sie überlegen neue Vereinsverwaltungssoftware anzuschaffen. Diese Liste finden Sie hier
• Die DOSB-Schnittstelle erleichtert die Bestandsmeldung! D. h. Sie können eine Bestandsmeldungsdatei generieren und in unserem Portal hochladen.
• Bei einigen Vereinsverwaltungsprogrammen werden Sie nach Fachverbandsnummern, Sportartennummern etc. gefragt. Diese Liste finden Sie hier

• Vereins- und Funktionärsdatenänderungen können das ganze Jahr über in unserem Portal vorgenommen werden.
• Planen Sie bei Änderung des/der Verantwortlichen für das Vereinsportal eine Übergabe ein. Lassen Sie sich die Zugangsdaten aushändigen. So geht die Änderung am unbürokratischsten und schnellsten.
• Für die schnelle und kostengünstige Kommunikation benötigen wir Ihre Email-Adresse. Dies erleichtert uns auch die Zuordnung von Anfragen.
• Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir ggf. Email-Änderungswünsche ablehnen müssen. Nicht immer lässt sich der Absender verlässlich identifizieren bzw. zuordnen. Dies geschieht zur Sicherheit Ihrer Vereinsdaten bei uns.

Schritt 1: Sollten Sie Ihre Zugangsdaten einmal vergessen haben, so folgen Sie dem Dialog Kennwort vergessen:

Schritt 2: Im nächsten Schritt geben Sie bitte Ihre Vereinsnummer sowie Ihren Benutzernamen an (diese Daten finden Sie auf sämtlichen unserer Anschreiben). Dann geben Sie die Buchstaben-Zahlenkombination ein, die Sie im Kästchen untendrunter sehen und klicken im Anschluss auf Weiter.  Der Versand erfolgt an die hinterlegte E-Mail Adresse des/der Vereinsadministrators*in.