Digitale Mitgliederversammlung Druckversion

Bei nicht erfolgter Neuwahl bleiben nunmehr die Vorstände bis zum 31.08.2022 im Amt, möglich bleibt bis zu diesem Zeitpunkt auch die Durchführung von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen auf virtuellem Weg. Grundsätzlich kann nach diesen Regelungen auch die Mitgliederversammlung ins kommende Jahr verschoben werden. Allerdings ist dies nur möglich, wenn die aktuellen Vorgaben die Durchführung einer Mitgliederversammlung nicht zulassen. Dies dürfte auf die meisten Vereine nicht zutreffen, da die Vorgaben für Veranstaltungen, die auch für die Mitgliederversammlungen gelten, in der aktuellen Verordnung so gestaltet sind, dass Mitgliederversammlungen stattfinden können.

Der Sportbund Rheinhessen unterstützt an dieser Stelle mit einem kostenfreien Online Wahl-Tool, damit Sie rechtssichere und datenschutzkonforme Abstimmungen durchführen können.

Haben Sie Fragen zur Digitalen Mitgliederversammlung? Wir beraten Sie gerne!
Füllen Sie hierfür einfach unseren Fragebogen aus!

 

Mitgliederversammlung – FAQ’s

Können Mitgliederversammlungen wieder stattfinden?

Ja, in der aktuell gültigen Fassung (26. Corona Bekämpfungsverordnung §5), ist geregelt, dass die Versammlung in geschlossenen Räumen oder unter freiem Himmel stattfinden können. 

Dabei gilt zu beachten: 

  • Hierbei gilt die Kontaktdatenerfassung und Prüfung der Angaben
  • Maskenpflicht: bei festen Plätzen kann diese am Platz entfallen 
  • Testpflicht: Mit Ausnahme von Geimpften und Imunisierten gm. der 26. CoBeVo 
  • Abstandsgebot 1,5 m 
  • Hygienekonzept vorhalten
  • Besonderheit: Unter 25 ungeimpfte Personen, entfällt die Maskenpflicht und das Abstandsgebot 

 

  Warnstufe 1  Warnstufe 2  Warnstufe 3 
Innen   < 250 Teilnehmer  

+ Geimpfte und Genesene 

< 100 Teilnehmer  

+ Geimpfte und Genesene 

< 50 Teilnehmer 

+ Geimpfte und Genesene 

Außen – feste Plätze  < 1000 Teilnehmer  

+ Geimpfte und Genesene 

< 400 Teilnehmer  

+ Geimpfte und Genesene 

< 200 Teilnehmer  

+ Geimpfte und Genesene 

Außen – keine festen Plätze  < 500 Teilnehmer  

+ Geimpfte und Genesene 

< 200 Teilnehmer  

+ Geimpfte und Genesene 

< 100Teilnehmer  

+ Geimpfte und Genesene 

Besonderheit  < 25 ungeimpfte keine Maskenpflicht und kein Abstandsgebot  < 10 ungeimpfte keine Maskenpflicht und kein Abstandsgebot  < 5 ungeimpfte keine Maskenpflicht und kein Abstandsgebot 
Kann eine Mitgliederversammlung verschoben werden oder zu einem späteren Zeitpunkt, als in der Satzung vorgesehen, abgehalten werden?

Ja, eine Verschiebung ist möglich, auch dann, wenn die Satzung verbindliche Fristen für die Mitgliederversammlung vorsieht. Die Nachholung der Mitgliederversammlung hat nach derzeitigem Gesetzesstand bis zum 31.12.2021 zu erfolgen.

Muss der Verein eine digitale Mitgliederversammlung durchführen?

Nein, die Durchführung einer digitalen Mitgliederversammlung ist nicht zwingend vorgeschrieben.

Soweit die Vereinssatzung die Abhaltung digitaler Mitgliederversammlungen nicht ausdrücklich zuließ, konnte bislang diese Form der Mitgliederversammlung nicht gewählt werden.

Während der Corona-Pandemie wurde eine Gesetzesgrundlage geschaffen, die eine solche Art der Mitgliederversammlung gestattet, auch wenn die Vereinssatzung eine entsprechende Ermächtigung nicht vorsieht.

Wer entscheidet über die Form der Mitgliederversammlung?

Die Entscheidung über die Art der Abhaltung der Mitgliederversammlung trifft das nach der Satzung zuständige Organ, zumeist der Vorstand. Das zuständige Organ, überwiegend der Vorstand, entscheidet auch über den Zeitpunkt der Abhaltung der Mitgliederversammlung sowie über Verschiebungen und Ver-legungen.

Welche Rechtsgrundlagen gelten für die digitalen Mitgliederversammlung?

Das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ (Stand: 22.12.2020) bietet eine gesetzliche Rechtsgrundlage zur Abhaltung digitaler Mitgliederversammlungen.

(2) Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären.
(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.
Welche Möglichkeiten stehen mir statt einer digitalen Mitgliederversammlung zur Verfügung?

Mitglieder können ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abgeben. Die schriftliche Stimmabgabe bei dieser Form der Beteiligung ist bis zur förmlichen Eröffnung der Mitgliederversammlung möglich.

Zum anderen besteht die Möglichkeit, dass alle Mitglieder an Beschlüssen beteiligt werden, indem diese angehalten werden, bis zu einem vom Verein gesetzten Termin ihr Votum abzugeben. Ein Beschluss kann nur dann zustande kommen, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der nach der Satzung erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

Sollte ich mich von einem Anwalt beraten lassen?

Der Sportbund empfiehlt eine Rechtsberatung. Jeder Verein ist anders und nicht alle Fragen können hier beantwortet werden.

 

Die folgenden FAQ’s zur digitalen Mitgliederversammlung wurden im Namen von Rechtsanwalt Herrn Dr. Falko Zink beantwortet.

Was tun, wenn ein Mitglied sagt es konnte nicht abstimmen und fordert die Abstimmung zu wiederholen?

Es ist davon abzuraten, die Abstimmung zu wiederholen, da ein Beschluss bereits gefasst wurde. Im Falle der Zulässigkeit einer virtuellen Versammlung liegt es an den Mitgliedern, die entsprechenden technischen Voraussetzungen vorzuhalten.

Dürfen Mitglieder, die sich nicht testen lassen wollen und weder ungeimpft sind noch genesen verlangen die Mitgliederversammlung zu verschieben oder darf ich diese Mitglieder von der Versammlungsteilnahme ausschließen?

Die Mitgliederversammlung ist in der vorgeschlagenen Art und Weise zulässig. Entsprechende Beschlüsse können wirksam gefasst werden. Der Zugang zur Mitgliederversammlung ist für jedermann möglich. Wenn jemand eine ansteckende Krankheit haben sollte, wäre z. B. die Mitgliederversammlung auch nicht notwendigerweise zu verschieben. Wir verfügen zwar noch nicht über gerichtliche Entscheidungen diesbezüglich, allerdings sind die virtuellen Versammlungen auch zugelassen, obwohl es Mitglieder gibt, die nicht über entsprechendes Equipment verfügen. 

Rechtsgrundlage: 26. CoBeVo §3 Abs. 7. Satz 3ff 

Der Betreiber einer Einrichtung darf der Besucherin oder dem Besucher nur bei Vorlage eines Testnachweises nach Satz 5 Zutritt zur Einrichtung gewähren. In den in dieser Verordnung bestimmten Fällen der Testpflicht nach Satz 1 gilt diese nicht für  

  1. Kinder bis einschließlich 11 Jahre oder Schülerinnen und Schüler oder 
  2. geimpfte Personen nach § 2 Nr. 2SchAusnahmV(geimpfte Personen) oder genesene Personen nach § 2 Nr. 4SchAusnahmV (genesene Personen). 
Mitglieder haben nicht die Möglichkeit an einer digitalen Mitgliederversammlung teilzunehmen, sei es durch schlechtes oder fehlendes Internet, fehlender Hardware oder Kenntnis. Was wird in diesem Fall empfohlen? Wie ist hierzu die Gesetzeslage?

Derzeit sind virtuelle Mitgliederversammlungen infolge der Corona-Gesetzgebung auch ohne ausdrückliche Satzungsregelung zulässig. Sobald sich diese Gesetzeslage ändert, wäre eine Aufnahme eines solchen Verfahrens in der Satzung zwingend erforderlich, wenn man sich virtuell versammeln möchte. Im Falle der Zulässigkeit einer virtuellen Versammlung sind die Mitglieder gehalten, einen entsprechenden Zugang zu geeigneten Medien zu schaffen. Zurzeit ist es auch noch möglich, vor Eröffnung der Mitgliederversammlung ein schriftliches Votum abzugeben für eine bestimmte Beschlusslage. Der Vorstand kann also bei technischen Problemen diese Möglichkeit den Mitgliedern ebenfalls anbieten.

Viele Vereine haben noch keine Email-Adressen. Welche Möglichkeiten können genutzt werden, um diese Mitglieder möglichst kostengünstig zu informieren und Stimmberechtigten den Zugang zum Wahltool zu ermöglichen?

Der Verein kann sämtliche Kontaktdaten zur Kontaktaufnahme mit seinen Mitgliedern nutzen, die ihm vorliegen.

Wie kann man am besten und auch möglichst transparent und für alle Beteiligten die Digitale Wahl mit einer Briefwahl im Vorfeld kommunizieren? Ist dies überhaupt sinnvoll?

Diese Kombination ist möglich. Ob sie sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab, d. h. ob die Möglichkeit bei diesem Verein realistisch ist.

Während einer Versammlung wird gefordert die Abstimmung nicht geheim durchzuführen. Ist das rechtens?

Die Form der Abstimmung ist normalerweise in der Satzung geregelt. Trifft die Satzung keine Regelung, entscheidet der Versammlungsleiter. Dieser kann nur durch einen Beschluss der Mehrheit der anwesenden Mitglieder überstimmt werden. Der Beschluss der Mitglieder ist dann bindend.

 

Vereine können teambits über den Sportbund Rheinhessen buchen!

Sie wollen/ müssen eine Mitgliederversammlung einberufen und können diese aufgrund der Corona-Pandemie nicht in Präsenz durchführen? Kein Problem, der Sportbund Rheinhessen bietet seinen Mitgliedsvereinen und –verbänden die Möglichkeit rechtsichere und datenschutzkonforme Mitgliederversammlungen mit der Plattform „teambits“ in digitaler Form durchzuführen. teambits ist ein Wahlmodul, welches in Kombination mit einem Videokonferenzsystem (z.B. Zoom) eingesetzt werden kann.

Trotz der einfachen Handhabung ist teambits ein leistungsstarkes Werkzeug, das mit vielen Funktionen den Vereinen die Arbeit erleichtert. So können mit dem Abstimmungs-Modul geheime oder personalisierte Wahlen durchgeführt werden, deren Ergebnis sofort abrufbar, mit anschaulichen Charts dargestellt werden und somit transparent ist. Der besondere Clou: Am Ende eines Wahlprozesses kann ein Formular ausgedruckt werden, das unterschrieben beim Amtsgericht abgegeben werden kann.

Termine können ab sofort geblockt werden. Für den Verein entstehen keine Kosten. Selbstverständlich bieten wir den Vereinen auch vorab Schulungen an.

Leitfaden – Digitale Mitgliederversammlung

 

Teambits FAQ’s

Technik

Kann man an einer digitalen Mitgliederversammlung mit Teambits über ein normales Telefon teilnehmen?
Nein, das Telefon sollte internetfähig sein und ein aktuelles Betriebssystem haben. Die Teilnahme an den Wahlen erfolgt über den Browser des Telefons oder falls Sie über einen Laptop, Tablet oder Desktop-PC verfügen, über diesen. Wir empfehlen aus Darstellungsgründen ein Tablet oder Laptop oder Desktop-PC.
Welche Geräte können verwendet werden?
Smartphone, Tablet, Laptop und PC
Welche Geräte sind erforderlich?
Versammlungsleiter & Helfer:
Die Versammlungsleiter*innen, -Helfer benötigen einen Laptop, PC, Headset, Webcam (z. B. am Laptop, oder als App eingebunden die Smartphone-Kamera).

Teilnehmer*innen:
Die Teilnehmer*innen benötigen einen internetfähigen Rechner und optional ein Tablet, Smartphone, Headset, Webcam (z. B. am Laptop, oder als App eingebunden die Smartphone-Kamera)
Gibt es eine Empfehlung für einen bestimmten Browser?
Ja. Einige Browser unterstützen bestimmte Funktionen nicht. Wir empfehlen aus diesem Grund für alle Teilnehmer den Chrome Browser von Google. Auch die Nutzer von Apple sollten statt des vorinstallierten Safari-Browsers den Chrome-Browser über den App-Store herunterladen.

 

Fachkenntnisse

Welche Fachkenntnisse sind erforderlich?
Die Versammlungsleiter*innen und Helfer sollten sich gut mit einem Videokonferenzsystem (z.B. Zoom) auskennen oder die Bereitschaft haben sich diese Fähigkeiten anzueignen.

 

Organisation/Vorbereitung

Wie viel Planungszeit sollte ich einplanen?
Wir empfehlen sich rechtlich erst einmal zu informieren, dafür sollten Sie drei Wochen einplanen.
Kann ich das Programm testen?
Ja, der Anbieter stellt eine Testinstanz zu diesem Zweck bereit.
Bekomme ich Unterstützung?
Bei der Modellierung unterstützen wir Sie. Im Moment bereiten wir die Software so vor, dass Sie auch alleine eine Versammlung durchführen können, wenn diese entsprechend modelliert wurde.
Wie viel Helfer sollte ich einplanen?
Sie sollten einen für den technischen Support des Videokonferenzsystems einplanen, einen Moderator, mindestens einen Chatbetreuer, einen Wahlleiter, zwei Personen für die Wahlkommission.