Digitale Mitgliederversammlung Druckversion

Bei nicht erfolgter Neuwahl bleiben nunmehr die Vorstände bis zum 31.08.2022 im Amt, möglich bleibt bis zu diesem Zeitpunkt auch die Durchführung von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen auf virtuellem Weg. Grundsätzlich kann nach diesen Regelungen auch die Mitgliederversammlung ins kommende Jahr verschoben werden. Allerdings ist dies nur möglich, wenn die aktuellen Vorgaben die Durchführung einer Mitgliederversammlung nicht zulassen. Dies dürfte auf die meisten Vereine nicht zutreffen, da die Vorgaben für Veranstaltungen, die auch für die Mitgliederversammlungen gelten, in der aktuellen Verordnung so gestaltet sind, dass Mitgliederversammlungen stattfinden können.

Der Sportbund Rheinhessen unterstützt an dieser Stelle mit einem kostenfreien Online Wahl-Tool, damit Sie rechtssichere und datenschutzkonforme Abstimmungen durchführen können.

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Mitgliederversammlung – FAQ’s

Können Mitgliederversammlungen wieder stattfinden?

Stand: 24.11.2021

Bei der Durchführung von Mitgliederversammlungen gelten die Regelungen für Veranstaltungen in der jeweils aktuellen Verordnung. Die ab dem 23. November bis einschließlich 15. Dezember 2021 geltende 28. Corona Bekämpfungsverordnung legt für den Innenbereich die 2G-Regel fest. Damit hätten auch zu Mitgliederversammlungen nur noch Geimpfte und Genesene Zutritt. Die Ausnahmeregelungen für den Kinder- Jugendbereich in der aktuellen Verordnung dürften für die Mitgliederversammlung keine Rolle spielen. Damit ist nicht immunisierten Personen die Teilnahme an der Mitgliederversammlung, anders als in den letzten Verordnungen, nicht mehr möglich. Derzeit ist rechtlich nicht klar, ob Mitgliederrechte hier in einem zu hohen Maße beschnitten werden und Beschlüsse von Mitgliederversammlungen, die unter der 2G-Regel stattfinden, möglicherweise anfechtbar wären. Daher empfehlen wir, die Mitgliederversammlung zu verschieben. Die gesetzlichen Übergangsregelungen lassen dies zu, bei nicht erfolgter Neuwahl bleiben die Vorstände bis 31.08.2022 im Amt, so dass der Verein und der Vorstand handlungsfähig bleiben. Sollte die Mitgliederversammlung bereits eingeladen sein, so muss diese förmlich über den satzungsgemäßen Einladungsweg abgesagt werden. Ist die Einladung noch nicht erfolgt aber ein Termin geplant, reicht eine einfache Information an die Mitglieder, beispielsweise auf der Homepage.

Was ist zu beachten, wenn die Mitgliederversammlung zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden muss?

Stand: 24.11.2021

Die gesetzlichen Übergangsregelungen gelten derzeit bis 31.08.2022. Wenn die Mitgliederversammlung des Jahres 2021 oder auch die Mitgliederversammlung des Jahres 2020 in der Mitgliederversammlung im kommenden Jahr nachgeholt werden, müssen keine getrennten Mitgliederversammlungen stattfinden. In der Mitgliederversammlung 2022 müsste, der Rechenschaftsbericht, Kassenbericht, Kassenprüfbericht und die Entlastung des Vorstandes für die Jahre vorgenommen werden in denen keine Mitgliederversammlung stattfinden konnte sowie die aktuell anstehenden Berichte. Die Tagesordnung muss dann die Punkte Rechenschaftsbericht, Kassenbericht, Kassenprüfbericht und Entlastung des Vorstandes für die einzelnen Jahre enthalten. Die Berichte für die einzelnen Jahre sollten klar voneinander getrennt sein. Gegebenenfalls, so sie denn angestanden hätte, müsste die Neuwahl nachgeholt werden. Die Wahl erfolgt dann für die in der Satzung festgelegte Amtszeit.  Die Amtszeit beginnt mit dem Tag der Neuwahl und ist nicht rückwirkend zu berechnen.

Kann die Mitgliederrversammlung in das Jahr 2022 verschoben werden?

Stand 11.10.2021

Wenn die Satzung vorschreibt, dass jährlich eine Mitgliederversammlung stattfinden muss, so muss diese auch durchgeführt werden, sofern nicht zwingende Gründe dagegen stehen. Im vergangenen Jahr und im Frühjahr diesen Jahres ließen die strengen Auflagen die Durchführung der Mitgliederversammlungen nicht zu. Hier griffen die gesetzlichen Übergangsregelungen, die ein Verschieben der Mitgliederversammlung zuließen. Da es derzeit, wenn auch unter Auflagen, wieder möglich ist, die Mitgliederversammlungen durchzuführen, muss die Mitgliederversammlung grundsätzlich durchgeführt werden. Zwar sind die gesetzlichen Übergangsregelungen bis zum 31.08.2022 verlängert worden, aber die Verschiebung der Mitgliederversammlung ist auch nach diesen Regelungen nur zulässig, wenn die Durchführung der Mitgliederversammlung nicht möglich ist, z.B. weil kein geeignet großer Raum zur Verfügung steht. Das dürfte in der Praxis eher kaum vorkommen. Bei Vereinen, die ihre Mitgliederversammlung tatsächlich nicht durchführen können und auf das Jahr 2022 verschieben müssen und bei denen Neuwahlen angestanden hätten, bleiben die Vorstände nunmehr bis zum 31.08.2022 im Amt. Sollten die Durchführung nicht möglich sein, müsste die Mitgliederversammlung abgesagt und verlegt werden. Ist die Mitgliederversammlung bereits eingeladen, muss sie förmlich über den Einladungsweg abgesagt werden. Steht lediglich der Termin fest, so reicht eine Info an die Mitglieder.

Welche alternativen Formen der Durchführung der Mitgliederversammlung sind derzeit möglich?

Stand 11.10.2021

Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,

  1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
  2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben (Briefwahl).
  3. Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder im Umlaufverfahren gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform (Brief, Fax, E-Mail) abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

Diese Regelungen gelten bis zum 31.08.2022.

Allerdings darf nicht verkannt werden, dass sowohl die virtuelle MV, als auch die Briefwahl erheblicher technischer und organisatorischer Vorbereitungen bedarf. So ist die virtuelle MV nur möglich, wenn der Verein dazu über die geeignete Software verfügt, die dazu auf dem Mark angeboten wird und auch nicht unerhebliche Kosten verursacht. Problematisch ist sicher auch die Tatsache, dass an den Mitgliederversammlungen normalerweise eine nennenswerte Zahl von Mitgliedern teilnimmt, die nicht zwingend über die Voraussetzungen für eine Teilnahme an einer virtuellen Versammlung verfügten (fehlende technische Ausstattung und Kenntnisse). Dann kann eine virtuelle Versammlung eine „besondere Erschwernis“ für die Teilnahme darstellen und die Beschlüsse zwar nicht nichtig (von vornherein unwirksam), aber möglicherweise anfechtbar machen. Aber auch unabhängig von dieser Tatsache, muss bei einer virtuellen Mitgliederversammlung absolut sichergestellt werden, dass nur Mitglieder Zugang zur virtuellen Mitgliederversammlung haben und nur stimmberechtigte Mitglieder an der Online Abstimmung teilnehmen. Dies ist nicht ohne erheblichen Aufwand und technisches Knowhow machbar. Auch bei der Briefwahl und der Beschlussfassung im Umlaufverfahren sind eine Vielzahl von Voraussetzungen zu beachten (Information aller Mitglieder, abstimmungsfähige Beschlussvorschläge, Dokumentation der Abstimmungsergebnisse). Für die meisten Vereine sollte derzeit keine zwingende Notwendigkeit bestehen, die Mitgliederversammlung virtuell oder per Briefwahl durchzuführen, zumal die gesetzlichen Übergangsregelungen hier rechtliche Sicherheit bei der Amtsperiode der Vorstände geben. Für die meisten Vereine ist daher eher die Verschiebung der Mitgliederversammlung zu empfehlen.

Wer entscheidet über die Form der Mitgliederversammlung?

Die Entscheidung über die Art der Abhaltung der Mitgliederversammlung trifft das nach der Satzung zuständige Organ, zumeist der Vorstand. Das zuständige Organ, überwiegend der Vorstand, entscheidet auch über den Zeitpunkt der Abhaltung der Mitgliederversammlung sowie über Verschiebungen und Verlegungen.

Welche Rechtsgrundlagen gelten für die digitalen Mitgliederversammlung?

Das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ (Stand: 22.12.2020) bietet eine gesetzliche Rechtsgrundlage zur Abhaltung digitaler Mitgliederversammlungen.

(2) Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären.
(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.
Sollte ich mich von einem Anwalt beraten lassen?

Der Sportbund empfiehlt eine Rechtsberatung. Jeder Verein ist anders und nicht alle Fragen können hier beantwortet werden.

 

Die folgenden FAQ’s zur digitalen Mitgliederversammlung wurden im Namen von Rechtsanwalt Herrn Dr. Falko Zink beantwortet.

Was tun, wenn ein Mitglied sagt es konnte nicht abstimmen und fordert die Abstimmung zu wiederholen?

Es ist davon abzuraten, die Abstimmung zu wiederholen, da ein Beschluss bereits gefasst wurde. Im Falle der Zulässigkeit einer virtuellen Versammlung liegt es an den Mitgliedern, die entsprechenden technischen Voraussetzungen vorzuhalten.

Dürfen Mitglieder, die sich nicht testen lassen wollen und weder ungeimpft sind noch genesen verlangen die Mitgliederversammlung zu verschieben oder darf ich diese Mitglieder von der Versammlungsteilnahme ausschließen?

Die Mitgliederversammlung ist in der vorgeschlagenen Art und Weise zulässig. Entsprechende Beschlüsse können wirksam gefasst werden. Der Zugang zur Mitgliederversammlung ist für jedermann möglich. Wenn jemand eine ansteckende Krankheit haben sollte, wäre z. B. die Mitgliederversammlung auch nicht notwendigerweise zu verschieben. Wir verfügen zwar noch nicht über gerichtliche Entscheidungen diesbezüglich, allerdings sind die virtuellen Versammlungen auch zugelassen, obwohl es Mitglieder gibt, die nicht über entsprechendes Equipment verfügen. 

Rechtsgrundlage: 26. CoBeVo §3 Abs. 7. Satz 3ff 

Der Betreiber einer Einrichtung darf der Besucherin oder dem Besucher nur bei Vorlage eines Testnachweises nach Satz 5 Zutritt zur Einrichtung gewähren. In den in dieser Verordnung bestimmten Fällen der Testpflicht nach Satz 1 gilt diese nicht für  

  1. Kinder bis einschließlich 11 Jahre oder Schülerinnen und Schüler oder 
  2. geimpfte Personen nach § 2 Nr. 2SchAusnahmV(geimpfte Personen) oder genesene Personen nach § 2 Nr. 4SchAusnahmV (genesene Personen). 
Mitglieder haben nicht die Möglichkeit an einer digitalen Mitgliederversammlung teilzunehmen, sei es durch schlechtes oder fehlendes Internet, fehlender Hardware oder Kenntnis. Was wird in diesem Fall empfohlen? Wie ist hierzu die Gesetzeslage?

Derzeit sind virtuelle Mitgliederversammlungen infolge der Corona-Gesetzgebung auch ohne ausdrückliche Satzungsregelung zulässig. Sobald sich diese Gesetzeslage ändert, wäre eine Aufnahme eines solchen Verfahrens in der Satzung zwingend erforderlich, wenn man sich virtuell versammeln möchte. Im Falle der Zulässigkeit einer virtuellen Versammlung sind die Mitglieder gehalten, einen entsprechenden Zugang zu geeigneten Medien zu schaffen. Zurzeit ist es auch noch möglich, vor Eröffnung der Mitgliederversammlung ein schriftliches Votum abzugeben für eine bestimmte Beschlusslage. Der Vorstand kann also bei technischen Problemen diese Möglichkeit den Mitgliedern ebenfalls anbieten.

Viele Vereine haben noch keine Email-Adressen. Welche Möglichkeiten können genutzt werden, um diese Mitglieder möglichst kostengünstig zu informieren und Stimmberechtigten den Zugang zum Wahltool zu ermöglichen?

Der Verein kann sämtliche Kontaktdaten zur Kontaktaufnahme mit seinen Mitgliedern nutzen, die ihm vorliegen.

Wie kann man am besten und auch möglichst transparent und für alle Beteiligten die Digitale Wahl mit einer Briefwahl im Vorfeld kommunizieren? Ist dies überhaupt sinnvoll?

Diese Kombination ist möglich. Ob sie sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab, d. h. ob die Möglichkeit bei diesem Verein realistisch ist.

Während einer Versammlung wird gefordert die Abstimmung nicht geheim durchzuführen. Ist das rechtens?

Die Form der Abstimmung ist normalerweise in der Satzung geregelt. Trifft die Satzung keine Regelung, entscheidet der Versammlungsleiter. Dieser kann nur durch einen Beschluss der Mehrheit der anwesenden Mitglieder überstimmt werden. Der Beschluss der Mitglieder ist dann bindend.

 

Vereine können teambits über den Sportbund Rheinhessen buchen!

Sie wollen/ müssen eine Mitgliederversammlung einberufen und können diese aufgrund der Corona-Pandemie nicht in Präsenz durchführen? Kein Problem, der Sportbund Rheinhessen bietet seinen Mitgliedsvereinen und –verbänden die Möglichkeit rechtsichere und datenschutzkonforme Mitgliederversammlungen mit der Plattform „teambits“ in digitaler Form durchzuführen. teambits ist ein Wahlmodul, welches in Kombination mit einem Videokonferenzsystem (z.B. Zoom) eingesetzt werden kann.

Trotz der einfachen Handhabung ist teambits ein leistungsstarkes Werkzeug, das mit vielen Funktionen den Vereinen die Arbeit erleichtert. So können mit dem Abstimmungs-Modul geheime oder personalisierte Wahlen durchgeführt werden, deren Ergebnis sofort abrufbar, mit anschaulichen Charts dargestellt werden und somit transparent ist. Der besondere Clou: Am Ende eines Wahlprozesses kann ein Formular ausgedruckt werden, das unterschrieben beim Amtsgericht abgegeben werden kann.

Termine können ab sofort geblockt werden. Für den Verein entstehen keine Kosten. Selbstverständlich bieten wir den Vereinen auch vorab Schulungen an.

Leitfaden – Digitale Mitgliederversammlung

 

Teambits FAQ’s

Technik

Kann man an einer digitalen Mitgliederversammlung mit Teambits über ein normales Telefon teilnehmen?
Nein, das Telefon sollte internetfähig sein und ein aktuelles Betriebssystem haben. Die Teilnahme an den Wahlen erfolgt über den Browser des Telefons oder falls Sie über einen Laptop, Tablet oder Desktop-PC verfügen, über diesen. Wir empfehlen aus Darstellungsgründen ein Tablet oder Laptop oder Desktop-PC.
Welche Geräte können verwendet werden?
Smartphone, Tablet, Laptop und PC
Welche Geräte sind erforderlich?
Versammlungsleiter & Helfer:
Die Versammlungsleiter*innen, -Helfer benötigen einen Laptop, PC, Headset, Webcam (z. B. am Laptop, oder als App eingebunden die Smartphone-Kamera).

Teilnehmer*innen:
Die Teilnehmer*innen benötigen einen internetfähigen Rechner und optional ein Tablet, Smartphone, Headset, Webcam (z. B. am Laptop, oder als App eingebunden die Smartphone-Kamera)
Gibt es eine Empfehlung für einen bestimmten Browser?
Ja. Einige Browser unterstützen bestimmte Funktionen nicht. Wir empfehlen aus diesem Grund für alle Teilnehmer den Chrome Browser von Google. Auch die Nutzer von Apple sollten statt des vorinstallierten Safari-Browsers den Chrome-Browser über den App-Store herunterladen.

 

Fachkenntnisse

Welche Fachkenntnisse sind erforderlich?
Die Versammlungsleiter*innen und Helfer sollten sich gut mit einem Videokonferenzsystem (z.B. Zoom) auskennen oder die Bereitschaft haben sich diese Fähigkeiten anzueignen.

 

Organisation/Vorbereitung

Wie viel Planungszeit sollte ich einplanen?
Wir empfehlen sich rechtlich erst einmal zu informieren, dafür sollten Sie drei Wochen einplanen.
Kann ich das Programm testen?
Ja, der Anbieter stellt eine Testinstanz zu diesem Zweck bereit.
Bekomme ich Unterstützung?
Bei der Modellierung unterstützen wir Sie. Im Moment bereiten wir die Software so vor, dass Sie auch alleine eine Versammlung durchführen können, wenn diese entsprechend modelliert wurde.
Wie viel Helfer sollte ich einplanen?
Sie sollten einen für den technischen Support des Videokonferenzsystems einplanen, einen Moderator, mindestens einen Chatbetreuer, einen Wahlleiter, zwei Personen für die Wahlkommission.